Table des matières:
- 6 mois avant
- 5 mois avant
- 4 mois avant
- 3 mois avant
- 2 mois avant
- 1 mois avant
- 2 semaines avant
- 2 jours avant
- Le jour d'avant
- Après la réunion
Une réunion de famille est un excellent moyen de rassembler votre famille, même si elle grandit et évolue. C'est l'occasion de célébrer l'histoire de votre famille, ses réalisations récentes et ses nouveaux ajouts. Qu'il s'agisse d'un pique-nique dans le parc, d'un barbecue au bord de la plage, d'un rassemblement dans un parc d'État ou d'un rassemblement chez quelqu'un, une réunion bien préparée attirera même les membres de la famille les plus éloignés pour un après-midi de divertissement sous le soleil.
Si vous prévoyez une réunion de famille pour environ 100 personnes, vous devrez commencer votre planification environ six mois à l'avance afin de susciter l'intérêt et de recruter des sous-ministres pour vous aider à réussir. Voici une liste de contrôle pour vous aider, vous et votre famille, à démarrer!
6 mois avant
Avant de commencer sérieusement toute planification, vous devez déterminer qui souhaite assister à une réunion. Envoyez un questionnaire à votre famille par courrier électronique pour mesurer votre intérêt, obtenir une idée du nombre de personnes présentes et connaître les dates et les lieux qui fonctionneraient le mieux. Vous devez également vous renseigner sur le budget afin de savoir combien d'argent les gens sont disposés à dépenser pour l'événement. Essayez de donner des fourchettes au coût par personne pour que les gens comprennent facilement. Utilisez un outil en ligne tel que Survey Hero pour concevoir un sondage simple gratuitement et partagez le lien avec les membres de la famille. La configuration du sondage en ligne vous aidera à organiser les réponses au fur et à mesure de leur arrivée.
Le moment est également venu de décider si la réunion aura lieu chez un membre de la famille ou à un autre endroit. Les réunions tenues à la maison sont souvent organisées par la matriarche ou le patriarche de la famille, en particulier lorsque la maison de grand-mère a joué un rôle important dans l’histoire de la famille. Les fêtes de Noël turbulentes, les barbecues occasionnels de la fête du Travail et même les fêtes de remise des diplômes peuvent être de merveilleuses occasions de réunir des parents éloignés et des membres de la famille perdus depuis longtemps sous un même toit. Si votre espace est quelque peu limité, vous pourriez envisager de faire une réunion de famille "portes ouvertes", où les gens pourraient aller et venir tout au long de la journée. Que vous soyez l'hôte de la réunion ou de la grand-mère, assurez-vous d'avoir de l'aide. Engagez des tantes fiables pour cuisiner et des cousins enthousiastes pour organiser des activités. Ou, si votre budget le permet, engagez un traiteur pour compléter vos repas maison et faire couler la boisson.
Avoir une réunion de famille ailleurs que chez un membre de la famille signifie qu'aucune famille n'est responsable de tous les arrangements. Les tâches peuvent être réparties entre des familles élargies, ce qui allège le fardeau de la planification. Il peut également vous permettre d’accueillir plus de personnes que le domicile d’une seule personne. Et, pour les membres de la famille qui voyagent, un lieu qui propose d’autres activités de loisirs peut leur permettre de transformer la réunion en vacances en famille à part entière, en exploitant au mieux les dollars consacrés aux voyages.
5 mois avant
Demandez de l'aide et réunissez votre comité de planification de la réunion. Vous aurez besoin de trouver des parents fiables et enthousiastes qui pourraient prendre en charge:
- Trouver un lieu pour l'événement. Si vous ne rencontrez pas la réunion chez un membre de votre famille, vous devez commencer à chercher un endroit. Votre assistant devra rechercher des lieux qui répondent à divers intérêts, âges, capacités physiques et ressources financières. Les parcs familiaux en bord de mer ou au bord d'un lac sont parfaits il y a des choses à faire sur l'eau et sur la terre ferme - des activités pour garder les enfants occupés et se prélasser sur la plage pour les adultes. De nombreuses zones de villégiature et parcs d'État disposent d'un "gestionnaire de destination" qui peut vous aider avec les détails de votre réunion. Consultez nos recommandations pour 10 endroits parfaits pour une réunion de famille afin de susciter quelques idées.
- Trouver de la nourriture pour l'événement. Si vous planifiez un potluck, quelqu'un devra déterminer le menu, attribuer des plats et d'autres aliments à chaque famille. Ils peuvent également avoir besoin d’organiser des installations de cuisson et / ou de grillades supplémentaires sur place. Ou, si vous ne prévoyez pas manipuler vous-même toute la nourriture, votre aide devra trouver un traiteur.
- Décorations, invitations et signes. Confier à une personne le soin des documents imprimés contribuera à la cohérence du thème de l’événement.
- Activités et animations. Un membre de la famille sportive pourrait prendre en charge le filet de volleyball, planifier des jeux pour les enfants et s’assurer que la musique est bien couverte. Le croquet, le badminton et le volleyball sont d'excellentes activités de groupe pour l'extérieur. Vous pouvez également demander à un cousin de créer une salle de jeux pour enfants et d’organiser des jeux de société et d’autres activités pour occuper les enfants.
- Histoire de famille. Construire un arbre généalogique est un excellent moyen d'intégrer votre patrimoine à l'événement. Vous pouvez également envisager de créer un petit journal de famille pour mettre en valeur les événements familiaux récents, des faits particuliers et l’histoire.
- Photographie et / ou vidéo. Vous voudrez enregistrer cet événement pour la postérité. Envisagez de créer une galerie de photos en ligne sur laquelle tout le monde peut partager ses photos après l'événement ou de créer un compte avec un service de livre de photos en ligne sur lequel vous pouvez créer des souvenirs pour les participants.
- Nettoyer. Sollicitez plusieurs personnes pour cette tâche gigantesque!
Envisagez de gérer vos volontaires avec un outil tel que Signup Genius, qui vous permet de solliciter des volontaires et d'envoyer des messages de groupe et des rappels de tâches sans encombrer votre boîte de réception.
Vous devriez également avoir des discussions sur votre budget avec votre équipe de planification. En vous basant sur les commentaires que vous avez obtenus lors de votre enquête initiale, déterminez votre budget de travail afin de maîtriser vos coûts.
4 mois avant
J'espère que votre comité a fait ses devoirs! Quatre mois avant votre réunion de famille, prévoyez d’effectuer les tâches suivantes:
- Finaliser la date et le lieu. Découvrez quels équipements seront disponibles: eau potable, piscine, barbecue, vestiaires, espace intérieur (en cas de pluie), tables de pique-nique, etc.
- Discutez des thèmes et des horaires possibles.
3 mois avant
Avec les principaux détails de votre événement en place, il est temps de passer le mot officiellement et de commencer à mémoriser les détails de la journée.
- Envoyer des invitations. Vous pouvez utiliser un service en ligne tel que Evite pour recevoir des invitations ou les envoyer par courrier électronique ou par courrier traditionnel. Dans tous les cas, vous devez inclure les éléments suivants:
- Créez une liste de tous les repas que vous allez manger ou de la nourriture dont vous aurez besoin.
- Attribuez un aliment à chaque membre de votre famille. Assurez-vous de profiter de leurs spécialités culinaires, comme la salade de pommes de terre de tante May ou la tarte aux bleuets du cousin Lynn.
- Un buffet décontracté est probablement la meilleure approche pour une réunion à domicile, tout simplement parce qu’il permet aux gens de manger par quart. C'est également idéal si le nombre de places est limité.
- Si vous envisagez de faire appel à un traiteur, le moment est venu de le faire venir. Certains traiteurs gèreront simplement la cuisine, veilleront à ce que le buffet soit réapprovisionné et laisseront la boisson couler afin que vous puissiez profiter de la fête.
- Contactez les restaurants pour voir s’ils peuvent accueillir de grands groupes et faire des réservations si nécessaire.
2 mois avant
Les choses commencent à se concrétiser et le plaisir est proche! Restez au top de ces tâches organisationnelles et vous serez en pleine forme.
- Suivre les détails des participants. Commencez une liste de ceux qui ont confirmé leur présence, leur lieu de séjour et leur heure d'arrivée. Si vous avez utilisé un système en ligne comme Evite pour envoyer vos invitations, il suivra les réponses. Mais conservez une feuille de calcul Google ou Excel avec toutes les autres informations au fur et à mesure que les réponses parviennent.
- Réservez du matériel de location, comme un podium, un microphone, des tables ou des chaises.
- Confirmez les réservations de restaurant et fournissez votre dernière estimation client.
- Faites les derniers achats.
1 mois avant
À 30 jours de la réunion, les premières tâches de votre liste de tâches mensuelles consistent simplement à confirmer les détails des plans que vous avez déjà en place.
- Confirmez avec les parents qui apportent de la nourriture ou d'autres fournitures.
- Confirmer les lieux de réunion.
- Confirmer les activités.
- Confirmez l'hébergement.
2 semaines avant
Le moment est venu de vérifier auprès des volontaires auxquels des tâches spécifiques ont été assignées pour confirmer les heures et le décompte final des invités.
- Repas
- Confirmez les détails avec votre photographe / vidéographe
- Confirmez les détails avec d'autres fournisseurs de services tels que des animateurs ou des guides touristiques
- Achetez des décorations et des fournitures de dernière minute.
- Créez des enseignes et des bannières.
- Confirmer les volontaires
- Prendre des dispositions pour donner les restes de nourriture à un refuge local ou à un garde-manger
2 jours avant
- Passez en revue les détails de la réunion avec les comités.
- Procurez-vous du matériel de location, comme des chaises, des tables, etc.
- Préparez les paiements finaux et les conseils pour les professionnels et l’aide que vous avez embauchés, comme le traiteur et le personnel d’attente. Placez-les ensemble dans des enveloppes séparées afin de pouvoir les distribuer rapidement au besoin tout au long de l'événement. N'oubliez pas que vous pouvez envoyer des conseils supplémentaires ultérieurement si leurs performances sont exceptionnelles. Sinon, un pourboire de 10 à 15% est d'usage s'il n'est pas inclus dans leurs frais.
Le jour d'avant
- Mettre en place et décorer.
- Dormir un peu!
Après la réunion
Après l'événement, vous aurez quelques détails supplémentaires à régler. Dans les 2 semaines suivant l'événement, vous devrez:
- Rédigez des notes de remerciement aux participants spéciaux, aux membres de la famille qui ont fait don de leur temps et de leur argent, et à toute autre personne ayant contribué au succès de votre événement.
- Téléchargez des photos sur un service de photos en ligne. Si vous avez pris des photos vous-même, téléchargez vos images sur un site comme Shutterfly ou Snapfish. Dans quelques semaines, vous pourrez partager le lien avec les participants et leur demander d'ajouter leurs photos à l'album que vous avez créé afin que les autres membres de la famille puissent acheter des copies de vos photos. Le fait de regrouper toutes les photos en un seul endroit vous permettrait également de créer un livre de photos que d'autres pourront commander et un souvenir de l'événement.
Dans les 4 semaines suivant l'événement, prenez en charge les éléments suivants:
- Faites un suivi avec le vidéographe et le photographe pour savoir quand le matériel sera prêt à être distribué.
- Envoyez un courrier électronique ou postal à tous les participants, en résumant les festivités, en les remerciant d’être présents et en leur indiquant où ils peuvent acheter des photos, des vidéos ou tout autre élément lié à votre événement.
